Come una dashboard può salvare la tua attività

In questo articolo approfondirò cosa sono le dashboard aziendali e come le imprese del futuro le utilizzano per migliorare l’efficienza, la produttività, la redditività e la crescita aziendale.

Case Study

Nell’autunno 2010, un trader mandò quasi in fallimento “Société Genérale” (la seconda banca francese).

Il tribunale si trovò quindi a decidere se l’imputato era vittima di un “sistema bancario corrotto” o se fosse un “imbroglione di alto livello”.

Alla fine, decise per la seconda e gli impose di restituire i 4,9 miliardi di euro alla vittima. Anche la banca fu multata dalla FSA (Financial Services Autority) per la carenza del suo sistema di contabilità e reporting (in quanto sapeva delle speculazioni stellari del trader).

Walmart

Ricordo di aver letto un case study interessante che riguardava il mondo retail: negli ani 90, le grandi catene di supermercati, assegnavano un punteggio quotidiano alle transazioni dei punti vendita sulla base dei dati ricevuti attraverso le casse.

Questi dati, dopo un paio di giorni, venivano conteggiati da un point regionale.

Nelle settimane successive, un responsabile logistico rivedeva i totali e determinava quante scatole di prodotto l’azienda dovesse ordinare nel successivo acquisto all’ingrosso.

Fu Walmart a rivoluzionare questo modo di operare nel mondo retail, lanciando il suo satellite geostazionario e rendendo tracciabili in tempo reale le movimentazioni di magazzino e la catena distributiva.


Risultato ? Walmart ha superato del 15% la concorrenza (un margine competitivo impressionante nell’industria del dettaglio, dove i margini di miglioramento sono dell’ordine di piccole percentuali).

Tranquillo non devi lanciare il tuo satellite geostazionario come Walmart per aumentare la competitività della tua azienda, ma è sicuramente necessario che tu faccia qualcosa in tal senso.

Misura ciò che è misurabile, e rendi misurabile ciò che non lo è.

La rendicontazione annuale, semestrale o trimestrale, di tipo tradizionale, non è in grado di tenere il passo dei cambiamenti che ruotano attorno all’organizzazione.

Se poi consideriamo che la generazione delle nuove imprese tende all’ipercrescita, allora tutto diventa più complesso.

Dico spesso ai miei clienti più ambiziosi che, oggi, senza strutture di controllo rigorose e, senza una reattività decisa per correggere velocemente la rotta, non c’è crescita.

Le informazioni influenzano il tuo processo decisionale, per questo devono essere a portata di mano nel più breve tempo possibile (real time). Le dashboard forniscono informazioni chiave per gestire la tua attività, ed evidenziano l’andamento delle metriche fondamentali dell’azienda, del team e degli individui. Questi cicli di feedback loop brevi consentono un processo decisionale al passo col ritmo del cambiamento.

Che Problemi hai senza le dashboard?

Il controllo di gestione è una funzione critica nelle organizzazioni. Perché se manca può causare:

  • Rischio elevato di errori, dovuti alla mancanza di feedback veloci;
  • Limitazione della crescita rapida;
  • Ingenti perdite finanziare;
  • Un danno alla reputazione;
  • Persino il fallimento dell’azienda;


Tuttavia più controlli non garantiscono un controllo più efficace e per questo, bisogna essere bravi a capire cosa è necessario davvero controllare.

Perdita di tempo e di talenti

È frustrante non aver visibilità in tempo reale dell’avanzamento dei lavori e scoprire troppo tardi di star facendo lavorare il team sulle cose sbagliate (che generano di conseguenza i risultati sbagliati, tempo perso e soldi spesi male).


Inoltre, le perfomance review lente, sono demotivanti e pericolose per i talenti, che si vedono riconosciuti i risultati con mesi e mesi di ritardo. In un’azienda moderna questo non è ammissibile.

Cosa sono le dashboard ?

Sono sistemi informativi che permettono a colpo d’occhio, di avere una panoramica dello stato di avanzamento delle metriche essenziali dell’azienda.


Le dashboard ha due parti:


  • Dati esterni: mostrano le metriche chiave di performance (tassi di conversione, carrelli abbandonati, vendite e coefficente di viralità);


  • Dati interni: tengono traccia delle prestazioni del team e di altri indicatori di qualità relativi all’obbiettivo prefissato nella fase strategica.

3 Tipologie di Dashboard

Dashboard Strategiche, Analitiche e Operative.

Quali sono le differenze ?

Dashboard Strategiche

  • Forniscono una rapida panoramica dello stato di salute dell’azienda e delle opportunità di business.


  • Monitorano prestazioni cruciali su intervalli di tempo prestabiliti (ad esempio su base mensile o settimanale);


I responsabili delle decisioni utilizzano dashboard strategiche per correggere le tendenze negative o per prendere decisioni informate che riducono il rischio di fallimento.

Dashboard Analitiche

Sistemi informativi che raccolgono una grande mole di dati esterni e interni all’azienda per

  • Indagare su eventuali trend;
  • Fare previsioni;
  • Scoprire nuove opportunità da conquistare;

Dashboard operative

Controllano in real time attività ed eventi dinamici e in continua evoluzione. Un esempio è il monitoraggio della temperatura di una caldaia in un impianto industriale per evitare esplosioni.


Servono per aumentare l’efficienza e la produttività nei vari reparti di un’organizzazione , come operations, IT, gestione progetti, rapporti col cliente e vendite.

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Le dashboard delle aziende moderne

Molte realtà locali controllano l’andamento dell’attività con strumenti manuali e la strategia è affidata completamente all’imprenditore.


Ma quando si passa ad una crescita improvvisa o ad esempio, da uno a più stabilimenti, la situazione diventa complessa e l’intuito non basta più.


Una dashboard digitale assicura la velocità di reazione al cambiamento.


Le imprese del futuro fanno leva sui sensori, internet e cloud per tenere sotto controllo i Critical Success Factor (dati prioritari in tempo reale per valutare la bontà strategica adottata).


La grande sfida, ad esempio per i CFO (Chief Financial Officer), è quella di conciliare nel quotidiano le strategie dell’azienda con l’operatività e gli obbiettivi a breve termine.


Infatti una visione del business real time, molto numerica e data driver può essere preziosa per scovare nuove fonti di competitività.


Non a caso molti CFO chiedono di avere visibilità della catena logistica e continui aggiornamenti sulla pianificazione per fare simulazione di scenari industriali e strategici.

Quando hai tutti i dati strategici, analitici e operativi in real time è chiaro che hai uno strumento potente per la gestione.

Suggerimenti per un buon uso delle dashboard

Ti sei mai chiesto quali sono le metriche davvero importanti per il tuo business ?

Definisci metriche che danno informazioni cruciali solo su cosa può essere migliorato, ed evita le metriche della vanità (come ad es. il numero di like su facebook che non fanno altro che gonfiare l’ego).

Le aziende tradizionali dovrebbero concentrarsi sulla misurazione degli attributi chiave delle aziende moderne, come ad esempio la sperimentazione e monitorare l’avanzamento dei progressi in base al suo MTP, Massive Trasformative Purpose (scopo dell’organizzazione).

Le dashboard devono essere idonee al business e misurare i driver di crescita critici, sia dati interni che esterni e in tempo reale.

Le dashboard devono supportare l’autonomia del team (altro attribuito caratterizzante delle imprese moderne) per comunicare apertamente la definizione degli obbiettivi e i risultati pervenuti.

Le dashboard vanno usate in combinazione degli obbiettivi e risultati chiave (OKR) e degli indicatori chiave di perfomance (KPI).

Se utilizzi parallelamente dashboard e interfacce (altro attributo caratterizzante delle imprese moderne) per comprendere meglio la relazione tra il tuo cliente e il tuo prodotto, potresti notare dei pattern di comportamento che possono diventare vantaggio competitivo.

Capire il Cliente per capire le Performances

Abbiamo capito che il modus operandi di molte attività tradizionali (controllare l’azienda con strumenti manuali e strategia a naso), non funziona più. Per reagire al cambiamento in maniera veloce ed efficace, è necessario avere le dashboard.

Ma da dove partire?


Il primo fronte è la comprensione del cliente (perchè è lui che ha la possibilità di interagire in pochi secondi con una moltitudine di aziende).

Case Study Focus@will

Vi porto l’esempio della start up Focus@Will che permette di ascoltare musica che aiuta gli utenti a non distrarsi e a mantenere la concentrazione.


Nella foto in basso potete notare quali sono i parametri che l’azienda rivela quotidianamente per comprendere la direzione del suo business:

Per qualunque dirigente del passato o di un’impresa tradizionale sarebbe stato impossibile monitorare tutti questi parametri.


Ma ci avete fatto caso che la qualità di questo elenco è ancora più sbalorditiva della sua quantità ?


Una dashboard di questo genere offre dati così importanti sui clienti, che neanche un negoziante vecchio stampo sarebbe stato in grado di ottenere (nonostante il rapporto one-to-one).

Come deve essere una dashboard

Ha degli attributi fondamentali come l’essere idonea, visuale, real time e tecnologica. Approfondiamo le varie caratteristiche.

Idonea

Una dashboard deve essere idonea al contesto di business.

Infatti se non ha dei riquadri che monitorino i parametri e gli obbiettivi da perseguire, è completamente inutile.

Quindi è assai importante saper selezionare le funzioni e i processi che guidano l’impresa, stabilire gli obbiettivi e scegliere i parametri quantitativi e qualitativi che abbiano un valore.

Visuale

Una dashboard deve essere Visuale.

Tutte le attività dell’impresa devono essere visibili al team attraverso un tabellone digitale, che in tempo reale faccia comprendere lo stato di avanzamento di ciascuno, a seconda dell’obiettivo da raggiungere.


Tutte le attività dell’impresa devono essere visibili al team attraverso un tabellone digitale, che in tempo reale faccia comprendere lo stato di avanzamento di ciascuno, a seconda dell’obiettivo da raggiungere.


Tutte le attività dell’impresa devono essere visibili al team attraverso un tabellone digitale, che in tempo reale faccia comprendere lo stato di avanzamento di ciascuno, a seconda dell’obiettivo da raggiungere.

Solo cosi si può stimolare una competizione sana tra i membri del team e raggiungere un alto grado di eccellenza lavorativa.

La business dashboard ci fornisce un quadro chiaro di un intervallo specifico, perciò sarebbe utile mettere a confronto per lo meno due fattori, per contestualizzare efficacemente i dati ed analizzare i trend:


Confrontare i dati attuali con quelli precedenti.

Ad esempio, se consideriamo un intervallo mensile, allora metteremo a confronto i dati del mese corrente con quelli del precedente;


Confronto tra dati attuali e la media registrata. 

In altre parole, lo scopo principale è fare un confronto tra i dati attuali e i valori medi, valutando tanto gli ultimi dati, quanto quelli raccolti durante un periodo relativamente lungo.

Real time

La velocità è fondamentale per reagire in tempi brevi a qualsiasi cambiamento del contesto aziendale.

Un esempio è la gestione del magazzino per alcuni negozi di abbigliamento, il cui magazzino è mantenuto al minimo delle scorte (just in time).

Per queste attività diventa fondamentale sapere in tempo reale i vari livelli di ri-fornitura e vendite realizzati dai negozi. Infatti, il riordino deve avvenire rapidamente ed in maniera efficiente, scongiurando carenze o eccedenze di scorte.

Installando una dashboard real time, il gestore potrebbe impostare rifornimenti automatici, qualora le scorte diminuirebbero entro una certa soglia prefissata.

Tecnologica

Faccio un esempio: le perfomance presenti nella dashboard che segnalano i parametri relativi alla customer experience del cliente, sono influenzate da numerosi variabili.


Non a caso il cliente può usufruire di servizi o prodotti senza una corsia preferenziale per un canale, ma salta dall’uno all’altro: via web, con l’iPhone o con app, ect…


Per analizzare le miriadi interrelazioni che il cliente potrebbe fare con l’azienda è necessario che una dashboard fornisca una visione coerente delle prestazioni di tutto il percorso:

  • tempo di risposta del database;
  • Tasso di crescita degli utenti;
  • Tempo trascorso nel browser o su app mobile, ecc..
  • Tasso di conversione;
  • Entrate medie utente, ecc;
  • e tanto altro…


L’utilizzo di tecnologie di macchine learning consentirebbe di costruire pattern da mettere in relazione con tutti i dati rilevati in real time per identificare variazioni di comportamento.

La raccolta e elaborazione di queste informazioni sono essenziali per valutare se i servizi erogati sono in linea con le aspettative, cosa che sarebbe impossibile farlo con i tipici strumenti delle aziende tradizionali.

Il rischio di non avere una dashboard in real time

Avere consapevolezza in tempo reale delle perfomance di ciascun membro è un ottimo rimedio alla demotivazione.


Come ti ho detto nel paragrafo di sopra, capita spesso che i talenti perdano motivazione a lavorare sodo perchè passa troppo tempo tra il risultato ottenuto e il riconoscimento.


E quindi?


La concorrenza potrebbe sedurli con “elogi” più immediati e tu perderesti i dipendenti migliori (quelli che in realtà dovresti tenerti stretti più di qualsiasi altra cosa).

Rivoluzione OKR

Per ovviare a questa situazione, ti consiglio di adottare il metodo Objectives and Key Results (Okr).


Un metodo inventato da Andy Grove (ex Ceo della Intel), che consente di tenere traccia in maniera trasparente degli obbiettivi e dei risultati individuali, del team e aziendali. Bisogna focalizzarsi e impegnarsi sulle priorità, ponendosi queste due domande:


  1. Dove voglio arrivare ? (Obbiettivi)
  2. Come sarò che ci stiamo arrivando ? (Key Results lo stato di avanzamento)


Facciamo un esempio preso dalla Bill Gates Foundation.


Obiettivo: “Voglio debellare la malaria entro il 2040” .


Risultati chiave (key Results):


  • Dimostrare al mondo che un approccio radicale basato sulla cura può portare all’eliminazione a livello locale;
  • Prepararsi ad un aumento di scala con la creazione degli strumenti necessari – diagnostica SERCAP (Single Exposure Radical Cure and Prophylaxis);
  • Sostenere l’attuale progresso globale per fare in modo che l’ambiente sia favorevole a una spinta verso l’eliminazione;

Riassunto su come implementare una dashoborad

Identifica le metriche fondamentali del tuo business

Quali metriche ti forniscono informazioni preziose per intraprendere delle azioni ? Abbandona le metriche tradizionali (nr download, visualizzazione della pagina, ecc) ma concentrati solo su quelle che possono migliorare le operations e i processi.

Identifica chi le utilizzerà

Non tutte le metriche sono rilevanti allo stesso modo all’intento di un’impresa. C’è differenza tra metriche strategiche e metriche operative. Quindi è molto importante che la progettazione delle dashboard avvenga in base a chi sarà l’utilizzatore.

Traccia, raccogli e analizza dati in tempo reale.

Parti con monitorare le metriche dei clienti per passare successivamente a quelle dei dipendenti. Ricordati che l’aspetto “in tempo reale” è cruciale per un’azienda anche vuole crescere velocemente.

Rendi le metriche trasparenti e accessibili

Un’azienda in iper-crescita deve rendere visibili le metriche chiave e far si che questa politica aziendale, sia vista come un valore aggiunto e accettata a tutti i livelli, dal team ai dirigenti.

E quindi in conclusione

Ti fornisco una checklist di domande per spronarti ad usare meglio le dashboard:

  1. Stai misurando i driver della tua impresa ?
  2. Stai ottenendo le informazioni giuste per fare scelte intelligenti e veloci ?
  3. I dati che raccogli ti conducono a passi successivi realizzabili ?
  4. Quale problema risolvono i dati ?
  5. Il vantaggio misurato nella dashboard è molto maggiore delle risorse necessarie per raccogliere e analizzare i dati ?
  6. Che feedback ricevi dai dipendenti ? Le dashboard sono rilevanti per loto ?
  7. Sei un’impresa basata sui dati ? Stai supportando decisioni quotidiane sulla base dei dati raccolti ?
  8. Permetti alla squadra di proporre innovazioni e miglioramenti sulla base dei dati raccolti e che in ultima analisi migliorerebbero i loro indicatori di performance personali?

Ad ogni modo, concludo l’articolo con una riflessione personale. Indipendentemente dal settore, 3 sono i segreti per le grandi conquiste:


  • Lavoro duro;


  • Competenza;


  • “Fare” usando la testa

(Ecco perchè una dashboard può salvare la tua attività).

Libro consigliato

Rivoluzione OKR. Scopri il metodo degli obiettivi e risultati chiave, per misurare quello che conta davvero.

John Doer

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Enrico Lipani

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